Как репетитору вести учёт учеников и оплат

Что вообще нужно учитывать

Минимальный набор, без которого начинаются разговоры «кажется, вы нам должны занятие»:

• Занятия — проведено, отменено, перенесено (и куда);
• Оплаты — когда, сколько, на сколько занятий;
• Баланс — сколько оплаченных занятий осталось у каждого ученика;
• Домашка — что задано и что сдано;
• Прогресс — какие темы пройдены.

Первые три пункта — про деньги, и ошибки в них стоят дороже всего: неловкий разговор с родителем неприятнее любой потерянной домашки.

Уровень 1: таблица

Правила, которые спасают таблицу

1. Отмечайте занятие сразу после урока, а не «вечером заполню».
2. Переносы — отдельным статусом. Не удаляйте и не правьте строку: история переносов ещё пригодится.
3. Оплату вносите в день получения, с датой.
4. Раз в месяц сверяйте баланс с родителем одной фразой: «у нас осталось N занятий». Это снимает девять из десяти будущих споров.

Когда таблица перестаёт работать

Сигналы знакомы всем, кто дошёл до восьми–десяти учеников:

• на вопрос «сколько занятий осталось?» вы отвечаете «сейчас посмотрю»;
• переносы превращают неделю в тетрис, а таблица про них молчит;
• домашка живёт отдельно, в чатах, и к учёту никак не привязана;
• воскресный вечер уходит на сверку, кто оплатил, а кто «забыл».

Таблица не плохая. Она просто не умеет сама списывать занятие с баланса, помнить переносы и показывать ученику его домашку.

Уровень 2: платформа, где баланс считается сам

В RepetOS у каждого ученика — карточка с балансом занятий: внесли оплату — баланс пополнился, провели занятие — списалось. Расписание понимает переносы. Домашка выдаётся из банка задач ЕГЭ с закрытыми ответами, тестовые и короткие ответы проверяются автоматически. У ученика — свой кабинет с прогрессом по темам.

Важно: RepetOS не принимает деньги от родителей. Это именно учёт — деньги вы получаете так же, как раньше, просто перестаёте держать их в голове.